Это информация для тех, кто уже пробовал использовать или использует CRM-системы и более сложные системы автоматизации бизнес-процессов (далее – системы), но не доволен результатом, однако все еще хочет чтобы:

• Система работала;
• Все бизнес-процессы были автоматизированы;
• Система давала результат в виде экономии времени, уменьшения издержек и увеличения дохода.

Основные проблемы, с которыми вы могли столкнуться, внедряя систему, у себя в компании:

• Сотрудники совсем не используют систему;
• Сотрудники частично используют систему;
• Система периодически «глючит» (выдает ошибки, работает некорректно, работает медленно –  тормозит);
• Система автоматизирует не все области бизнеса;
• Не нашли систему подходящую под свой бизнес;
• Вам уже давно разрабатывают систему, но никак не могут дописать.

Если среди этих проблем есть те, которые встречались вам, перейдем к тому, откуда они берутся и что с ними делать.

Основная проблема, которая у вас была или есть, вероятней всего возникла из-за выбора системы. Есть два основополагающих варианта. И с каждым из вариантов связанны свои проблемы:

     1 вариант: использовать «готовое решение», частично настроив его под особенности своего бизнеса.

     2 вариант: разработать систему «под себя».

Первый вариант - это все готовые решения, типа amoCRM, Bitrix24, Мегаплан и др. Это ваш случай? Тогда обсудим проблемы которые могут последовать за этим выбором и как от них избавиться.

Сотрудники частично используют систему

Один из самых неприятных случаев. Потому что вроде используют, а вроде и не полностью. И не понятно что делать.

Чтобы понять откуда берется такая ситуация надо понять, как действуют сотрудники: любая система используется сотрудниками настолько, насколько она удобна для них и насколько помогает решать им их задачи.

Так откуда же берется это “частично”?

Все просто. Система начинает использоваться частично только тогда, когда у сотрудников для некоторых бизнес-процессов есть свои, более простые решения. Чаще всего такая проблема возникает если вы неправильно выбрали систему из готовых решений или не настроили какой-то бизнес-процесс. Поясню на простом примере. Предположим в системе нет удобно организованного чата. В этом случае сотрудники будут периодически использовать WhatsApp и Telegram, даже при общении по поводу работы и клиентов. В начале кажется что это мелочи. Ну и пусть! Но шаг за шагом это приводит к большим проблемам, к тому, что система все реже и реже используется, а необходимые данные все чаще не попадают в систему. Такая проблема распространена больше для готовых решений. Невозможность идеально связать все бизнес-процессы с системой приводят к тому, что сотрудник, в случае некоторых из процессов, сам находит удобный для себя инструмент, который решает его задачи. Хотя это должна была делать система. И это приводит к все меньшему и меньшему ее использованию.

К слову, забегая вперед, такая проблема существует и для обладателей разработанных “под себя” систем, но только если систему разрабатывал человек, который не понимает как мыслят и действуют сотрудники, например фрилансер.

Что делать?: Грамотно подходить к выбору системы, либо разрабатывать систему "под себя".

Система автоматизирует не все бизнес-процессы

Откуда такая проблема? Она появилась уже на этапе выбора. Вы решили автоматизировать все бизнес-процессы? Навсегда забудьте про такое словосочетание как “Готовое решение”. Приняв решение автоматизировать всю компанию целиком от идеи готового продукта придётся отказаться сразу. Имея хотя бы месяц в запасе, лучше сразу озадачиться разработкой системы "под себя". Поскольку, что бы вам не обещали и что бы вы не делали с готовым решением, такая система все равно уже имеет свой каркас, основу на которой она построена. И сколько бы вы денег не потратили на ее доработку она не сможет охватить все процессы, учесть все особенности. В результате вроде и хотели все автоматизировать, но отдельные процессы все равно приходится делать вручную. К тому же, чем больше вы будете пытаться ее менять, привлекая разных специалистов, тем больше она будет "глючить" и становиться конструкцией из костылей, которая в любой момент может рухнуть. С такой проблемой встречаются все, кто пытаются внедрить "готовое решение" и при этом хотят автоматизировать все бизнес-процессы, но особый случай когда в виде системы пытаются использовать 1С.

Что делать?: Разрабатывать систему "под себя", либо довольствоваться тем, что есть.

Не нашли систему подходящую под свой бизнес

Тут все просто. Значит вы просто не нашли разработчика, который сможет сделать ее под ваш бизнес.

Что делать? Искать подходящего разработчика и разрабатывать систему «под себя».

Сотрудники совсем не используют систему

Если это ваш случай, то вы явно очень сильно «намудрили» с выбором системы.

Вероятней всего она настолько сложна что без обучения тут не обойтись. А обучение - это книжка толщиной с "Война и мир". Я конечно утрирую, но суть от этого не меняется. Такой вариант лично мне встречался, когда в компании самостоятельно пытались внедрить облачную версию bitrix24, либо делали из 1С невообразимую конструкцию, которой заставляли пользоваться менеджеров. Менеджеры - не бухгалтеры. У них другие задачи. Повторюсь, потому что это очень важно: любая система будет использоваться настолько, насколько она удобна для сотрудников и насколько помогает решать их задачи. Вы, конечно, можете их заставить использовать ее в приказном порядке. Но эффект от системы будет очень далек от того, что вы бы могли получить при правильном подходе.

Что делать? Грамотно подходить к выбору системы.

Система периодически «глючит»

Самый распространённый вариант для случая, когда «готовое решение» постоянно пытаются доработать и залатать. Это как купить джинсы с дырками, а потом их зашивать потому, что они вам не нравятся. Зрелище печальное. Не поймите меня неправильно, в любом готовом решение есть возможности его дополнить и изменить уже проверенными дополнениями. И они будут отлично работать. Но когда их слишком много и когда вы выходите за их рамки, глюков вам не избежать. Такая проблема может возникнуть и c “под себя” разработанной системой. Но обычно в том случае если вы нанимаете не очень опытного фрилансера.

Что делать? Правильно выбирать и настраивать систему или сразу разрабатывать систему «под себя».

Если резюмировать, то нередко верным решением становится разработка системы «под себя». И не трудно понять почему. Я не думаю, что кому-то нужно объяснять, чем лучше пиджак сшитый на заказ. Но есть и свой нюанс. Для малого бизнеса это невыгодно. А вот для среднего и крупного бизнеса это, пожалуй, лучшее решение. Вы не найдете ни один крупный бизнес, который бы использовал «готовое решение». Так же как вы вряд ли найдете малый бизнес, который разрабатывал систему «под себя». Но прежде чем что-то решать посмотрите на проблемы, с которыми сталкиваются ваши коллеги выбрав изначально второй вариант, а также на их решения.

Второй вариант это разработка системы под “себя”.

Это ваш случай? Тогда начнем.

Вам уже давно разрабатывают систему, но никак не могут дописать

Я думаю вы и сами поняли, что основная проблема тут в выборе исполнителя.

Кто-то хочет сэкономить и поэтому нанимает фрилансеров. Как результат - никаких гарантий качества и выполнения оговоренных сроков заказа.

Но при этом у меня есть один вопрос к вам. А что вы делали все то время пока вам “якобы” писали систему? На самом деле причина в том, что вы недостаточно контролировали результат. Хотите чтобы все было в срок, требуйте еженедельных отчетов по выполненной работе. А если вам скажут, что это невозможно сделать, меняйте разработчика сразу и бегите от него как от огня. Просто поверьте: за неделю можно написать простую систему. И если вам не могут предоставить даже минимального результата, значит ваше время тратят впустую.

Что делать? Правильно выбирать разработчика и требовать постоянные отчеты по ходу работы.

Сотрудники совсем не используют систему

Такая проблема связана исключительно с неверным выбором разработчика, который не может понять: чего хотите вы, ваши сотрудники и как работает ваш бизнес. Итог деятельности специалиста низкого уровня – система, которая будет абсолютно неудобна для использования. Я не устану это повторять: любая система используется настолько, насколько она удобна для сотрудников и насколько помогает решать их задачи.

Что делать?: Найти исполнителя, который еще на этапе разработки сможет на нее посмотреть с точки зрения программиста, владельца и сотрудника.

Система периодически «глючит»

Эта проблема всегда связана только с выбором разработчика и движка.

Что делать? Правильно выбирать разработчика.

Также со вторым вариантом связанно несколько устоявшихся мифов. И если вы пойдете на поводу у них, результат тоже оставит желать лучшего:

1.  “Профессиональный” движок лучше самописного. Причем на самом деле под умным словом профессиональный подразумевается платный и универсальный движок. Вот только реальная статистика говорит об обратном. Более 50% процентов всех веб-сервисов и практически любой крупный проект написаны на самописных движках. Почему? Все тот же пиджак сшитый на заказ. У каждого есть свои плюсы и минусы. И это гораздо более глубокий вопрос чем просто ответ что лучше, а что хуже.

2. Тотальная зависимость при разработке системы «под себя» от разработчика системы. Возможно, но если только вы связались с фрилансером, который написал настолько корявый код, что любой приличный программист (даже за большие деньги) не будет его дорабатывать. Ну, если только за очень-очень большие. А так любой нормальный код можно доработать.

Как вы видите, в основном при разработке системы “под себя” все проблемы связанны с выбором исполнителя. Важнейшим критериями при выборе, кроме банальных добросовестности и опыта, является умение смотреть на систему со стороны заказчика. Т.е. смотреть на систему не как программист, а как пользователь.

Сейчас можно разработать систему, которая охватит все процессы в компании, будет иметь мобильные приложения и позволит дополнять ее всем необходимым (например, сканерами отпечатков пальцев и т.д.). В случае разработки системы «под себя» ограничений практически нет. Это вопрос только денег.

А если грамотно и последовательно подойти к самой разработке, то постепенно дорабатывая систему, можно отдать меньше денег, чем за готовое решение, а получить более лучший результат. Но тут уже решать вам.